Um Império de Papéis

Hâmida Helluy

Consultora em organização de arquivos, Administradora de empresas, Analista de O&M

É de difícil constatação o domínio exercício pelo papel, pela informação escrita, na dinâmica administrativa empresarial. Mesmo com uma estrutura de alta tecnologia. A exagerada busca à comprovação, visando responsabilizar a preocupação em registrar fatos e atos, ou a preocupação de provar certezas, embora não sejam tão importantes, caracterizar situações, fixar dados, erige os "trâmites legais" ao status de via sagrada. Se não seguir os corredores oficiais e não receber a convencional boa quantidade de protocolos de recebimento com firmas reconhecidas, não merece credibilidade.

Chavões universalizados como:

"Ponha suas ideias no papel"; formalize a matéria para que ela possa ir para a CAIXA DE ENTRADA da chefia; "constitua o processo com todos os documentos originais"; "redija a matéria segundo o roteiro X para que possa ser incluída no temário da reunião"; "retorne com a matéria para ser despachada pelo diretor"; "lavre o termo formalizando o documento"; " elabore a ata de reunião"; "registre os dados da entrevista"; "sem mais para o momento"; "em resposta a sua carta, escrevo-lhe para torná-lo ciente da minha afirmativa"; "faça um relatório das ocorrências"; "um relatório com x cópias"; " um relatório...um relatório...outro relatório...etc...etc..."

Toda a parafernália relativa ao papel, que caracteriza administrações burocráticas, revela um traço inquietante de obsolência: agarrar-se em detalhes no desnecessário, para fugir ao essencial. A decisão, muitas vezes incômoda, é postergada através de "exigências" mascaradas como urgências ou prioridades omitindo as reais premências. Isto está ligado ao princípio da inércia: não se faz hoje o que pode ser deixado para amanhã, justificada como prudência". Neste caso, mais um chavão: "vamos estudar melhor o assunto", ou "junte o parecer do jurídico". Sempre papel, que fatalmente gerará mais papéis sempre com a exigência de guardá-los em arquivos , sabe lá por quanto tempo. Adotei meu "slogan" – "guardar é um hábito, arquivar é um sistema" como método iniciador de conscientização de necessidades.

As empresas vão estruturando os seus impérios de documentos, um arquivo de papéis e outro arquivo paralelo eletrônico.

Métodos diferentes, recuperação diferenciada. Tão frágil e destrutível como a matéria combustilizada , além da base inconsistente.

"A resistência a mudanças, em certo sentido é positiva. Há necessidade de atrito para que haja movimento" Francisco Gomes de Matos

Normas não seguidas, circulares, e-mail`s relatórios de todo tipo, expedientes, correspondências, planejamentos, agendas, expedientes, atas. Recomendações, informes, requerimentos, atestados, manuais, determinações, etc, etc.

Estes e tantos mais são os instrumentos de ação do burocrata.

O relatório é o melhor símbolo da administração voltada para o passado. E como se esmeram determinadas áreas, em reunir dados, solicitar informações e desenhar lindas figurações geométricas e representações estatísticas. Não pela decisão, mas pelo relato!

Existem áreas que se dedicam integralmente em elaborar relatórios bonitos mas pouco objetivos.

Não se trata de desmerecer a importância dos relatórios ou correspondências ou mesmo os e-mail`s ou outros documentos, mas a crítica é para a super valorização, ou o meio transformado em fim, assim como o inoperante em indispensável. Dezenas de páginas de relatórios ou "exposição de motivos" que em poucas linhas atingiriam o objetivo com clareza e discernimento, menos custo, menos tempo para tomada de decisões.

Quantas vezes, me deparo nos arquivos empresariais, principalmente nos "arquivos mortos", relatórios ou outros documentos magnificamente elaborados, formatados com justificativas introdutórias, fartas representações estatísticas, variados e complexos gráficos e fluxogramas ilustrativos, com algumas hipóteses de trabalho que fatalmente conduziriam a novos e alentados relatórios.

Estas observações me fazem lembrar, há uns anos atrás, ao organizar a papelada de um gigantesco arquivo denominado "morto", me deparei com uma imensidão de relatórios. Pesquisando junto aos responsáveis, constatei que todas aquelas informações estavam armazenadas no sistema, e que os relatórios-papel nunca haviam sido consultados por ninguém, ou seja, consulta zero.

Isto resultou em eliminação de uma tonelada de relatórios-papel.

Que prejuízo!

Para evitar a magnitude do papelório estabelece-se como princípio inicial que: um documento após escrito e depois cuidadosamente revisado, pode ser reduzido em dois terços de seu texto, sem prejuízo de modificar a informação. Assim pode-se orientar os geradores de documentos a serem cuidadosos nos excessos de palavras e no exagero de detalhes explicativos.

As pessoas não devem fazer parte daquelas que ao escreverem, procuram satisfazer mais a si do que aos outros. Preocupam-se mais com a estética do que propriamente com a informação. Cada área é levada a redimensionar suas atribuições, levantando e reconhecendo tarefas para racionalizá-las. O que fazer, como fazer e para que fazer são colocações básicas para analisar o trabalho, uma questão vital para quem vive neurotizado pela falta de tempo, apontada pelas pesquisas como o vilão das más atividades administrativas. Administrar o tempo é orientar-se por prioridades, principalmente dando relevância ao trabalho de minimização no império de papéis.

O sistema organização dos arquivos "inchados" recomenda um programa em três etapas, como:

• usar o tempo para refletir as soluções;

• usar o tempo para programá-las;

• usar o tempo para avaliação de resultados.

Após a execução muitos se surpreendem com a fantástica redução de papéis e a disponibilidade de tempo e a ampliação do mesmo. O tempo solto e indisciplinado é considerado inimigo que trabalha contra os resultados da organização planejada.

Com a redução dos documentos sem função, basicamente constando das atividades programadas em horas previstas, os arquivos encontram o ponto de equilíbrio, tornando-se eficiente em seus objetivos.

No livro "Sociologia da Burocracia" de Max Weber, lê-se um epitáfio do Marechal Montgomery: aqui jaz um homem que morreu de exaustão preocupado com minúcias burocráticas. Jamais dispôs de tempo para pensar, devido estar absorvido, lendo documentos inúteis. Viu cada árvore da floresta, mas nunca todo o conjunto desta."

Portanto cada documento agrupado, tratado, respeitado representa a maior garantia da certeza.

Palavras-chave: transformação em atividade, conhecimento em economia, métodos de avaliação, objetivo, tempo, dados

-- GregorioIvanoff - 29 Jul 2003
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